Recentemente falamos por aqui que o telefone celular está se tornando cada vez mais um equipamento de trabalho e esse fato foi ainda mais intensificado durante a pandemia.
Mas com o celular na mão o tempo todo, trabalhando remotamente, será que alguns limites não acabam sendo ultrapassados? Muitas vezes é pela vontade de resolver um problema mais rápido ou o medo de esquecer de alguma coisa, mas essa tem sido uma reclamação constante nos últimos meses: a falta de limite, especialmente nos contatos feitos de forma mais informal, como pelo WhatsApp.
Diante disso, achamos importante sinalizar que algumas boas práticas – que já valiam para outros canais de contato, como e-mail e telefone – precisam ser praticadas nas conversas pelos mensageiros instantâneos. Eles podem sim ajudar a comunicação a ser mais ágil, mas precisam ser utilizados com cautela e responsabilidade.
1 – Cuidado com os horários
O primeiro ponto a ser destacado é a necessidade de entender os limites de horários. Mesmo que você não espere uma resposta imediata, é difícil saber como a outra pessoa lida com essa questão e é preciso perceber se não existe uma necessidade implícita do retorno, especialmente quando existem níveis hierárquicos diferentes. Antes de mandar uma mensagem, avalie se aquele é mesmo horário adequado, se a outra pessoa estará disponível ou em horário de trabalho. Uma solução é escrever a mensagem e anotar na agenda para enviar no próximo momento mais adequado.
2 – Nada de áudios longos
Outro ponto importante é sobre áudio. O formato é naturalmente polêmico, mas pode ser útil em vários momentos, para explicações um pouco mais complexas, quando a comunicação não precisa sem síncrona – ou seja, em tempo real. O ideal aqui é sempre sinalizar com palavras chave sobre o que se trata o áudio, para que fique claro e também possível de ser localizado no futuro, caso seja necessário. Áudios longos devem ser evitados. O ideal é que ele tenho no máximo 2 minutos.
3 – Escreva corretamente
Mesmo sendo uma ferramenta informal de comunicação, a língua portuguesa deve ser respeitada também nas mensagens do WhatsApp. Falta de concordância, pronomes inadequados e pontuação confusa são bem comuns. Isso pode causar problemas em uma negociação, por exemplo, ou uma confusão em um horário de reunião. Por isso escreva sempre corretamente e revise seu texto, por mais simples que seja.
4 – Descontração com respeito
E será que dá pra ser descontraído nas conversas de WhatsApp no trabalho? Claro que sim! Um tom mais amigável, a utilização de emojis e figurinhas podem trazer um diálogo mais leve e construtivo. É preciso, porém, lembrar que existe um limite e o respeito deve ser mantido sempre.
5 – Vá direto ao ponto
A conversa por apps de mensagens é diferente da conversa presencial e uma das vantagens é agilizar os processos, mesmo quando a outra pessoa não está disponível. Chamamos isso de comunicação assíncrona, aquela que acontece em tempos diferentes para cada pessoa, mas ainda assim é muito eficiente. Por isso, é importante que você envie sempre a mensagem completa para o destinatário, assim, quando ele puder conferir, já pode responder de forma completa para você também. Resumindo, você não precisa mandar um “oi, tudo bem” e aguardar a resposta da outra pessoa para continuar o assunto – isso só atrasa a comunicação. O ideal é que você seja educado, se apresente (se for o caso) e já envie toda a mensagem. Por exemplo: Oi, tudo bem? Espero que sim. Aqui é o Alberto, do setor de compras. Gostaria de saber se você já recebeu as notas do mês de novembro. Se sim, poderia me enviar, por favor? Obrigado.
6 – Nos grupos, só o necessário
E por último, vamos falar sobre os grupos, que muitas vezes facilitam a comunicação de forma ampla, mas podem ser grandes vilões da produtividade, já que mensagens são trocadas praticamente o dia todo. O melhor aqui é deixar grupos grandes para avisos focados e direcionados para toda a equipe e montar grupos menores apenas com os envolvidos em um setor ou projeto, para que a comunicação fique mais eficiente.
Conta pra gente, na sua empresa existem regras para utilização de comunicação informal, como o WhatsApp?
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